Hoy, desde milyunahistorias, os traemos un concepto nuevo que se conoce como BRIEFING. Cuando comenzamos como productora y empezamos a producir proyectos audiovisuales, uno de los primeros problemas que pueden surgir es la falta de comunicación en el equipo. Si todas las partes implicadas en el proyecto, no están al tanto de todos los procesos de dicha producción, esta no saldrá adelante de la manera deseada. Es por ello que aquí es donde toma tanta importancia este concepto del que vamos a hablar hoy. Vamos a definirlo y y veremos cómo llevarlo a cabo en cinco fases.
¿Qué es el BRIEFING?
Como definición, podriamos decir que el Briefing es:
Es un documento que garantiza la comunicación entre cliente y empresa. Lo podemos definir como una hoja de ruta en el que se expone las necesidades e intereses del cliente; así como, todos los aspectos técnicos y acciones a abordar. Es el punto de partida para desarrollar cualquier proyecto audiovisual.
¿Que debe tener dicho documento?
En este documento debe estar establecido un OBJETIVO. El motivo por el cual se va a desarrollar nuestro proyecto audiovisual. Una vez que tenemos claro nuestro objetivo, debemos establecer, quien va a ser nuestro PÚBLICO. Es decir, a qué audiencia queremos dirigirnos. Tener claro a quien vamos a dirigir nuestro mensaje, nos ayudará a establecer el estilo, el diseño y el contenido de dicho video. Una vez tengamos eso claro, veremos las NECESIDADES del proyecto audiovisual que queremos llevar a cabo. El tener claras las necesidades, nos ayudará a elaborar un PRESUPUESTO adecuado.
El siguiente paso es definir el TIMING, es decir, los plazos de ejecución de de dicha producción. Ahora llega el momento de tomar las REFERENCIAS, es decir, el cliente tiene que aportar ejemplos o referencias de cómo quiere que se lleve a cabo la producción. Cual es su inspiración. Y para finalizar, elegir el FORMATO en el que se va a presentar y entregar dicho proyecto. Este cambiará mucho en función del lugar donde se vaya a presentar: paginas web, redes sociales, televisión, etc… Un vez hecho esto, podemos llevar a cabo la ENTREGA.
Cómo hacer un buen briefing de proyecto en 5 pasos
1. Agrega contexto relevante
La mejor manera de comenzar el brief de tu proyecto es agregar todo contexto o información relevantes. De esa manera, todos inician el proyecto en igualdad de condiciones y los participantes de diferentes departamentos abordarán al resto del brief del proyecto con la información básica que necesitan.
2. Incorpora las metas del proyecto y las métricas de éxito
Las metas del proyecto son los activos y los entregables que planeas haber hecho al final de tu proyecto. Las buenas metas del proyecto te ayudarán a comprender tu proyecto de manera clara. Tus metas del proyecto definirán las métricas de éxito, lo que te ayudará a evaluar el éxito de tu proyecto una vez que lo termines. Lo ideal es que apuntes a establecer las metas. Hay que buscar el hacer un proyecto
Específico, medible, alcanzable, realista, de duración limitada
3. Aclara cuál es el cronograma de tu proyecto
En la meta del proyecto, es probable que incluyas una fecha o un intervalo de tiempo para cumplir. Lo que se conocer como el Time-bound. Sin embargo, tu cronograma del proyecto es más que solo la duración del proyecto; el cronograma puede incluir hitos clave u otras fechas importantes. Este cronograma debería incluir la reunión inicial, una fecha de entrega la versión beta del producto final, la llegada los activos del diseño inicial, así como la aprobación de dichos activos de diseño. Para finalizar la fecha en la que debe estar el producto terminado y listo para su lanzamiento y el día del lanzamiento.
4. Céntrate en tu público objetivo
Saber cuál es tu público o perfil objetivo es fundamental para el éxito del proyecto. El equipo de tu proyecto necesita información sobre los datos demográficos relevantes de la audiencia para producir el mejor trabajo posible que. La definición temprana del público objetivo también puede evitar cualquier corrupción del alcance, que es cuando el alcance del proyecto excede las metas o el cronograma iniciales del proyecto. Si no tienes una idea clara de cuál es tu público objetivo, es posible que tengas que reformular parte de tu proyecto.
5. Conecta a los participantes del proyecto con otros recursos
Recuerda: este documento es principalmente para que los participantes y los miembros del equipo del proyecto estén en sintonía con respecto a los detalles clave del proyecto. Puede haber recursos adicionales relevantes, como el presupuesto, el plan de comunicación o los roles del proyecto. Al final del brief de tu proyecto, asegúrate de incluir enlaces a toda la documentación relevante que tu equipo pueda necesitar.